La administración es la gestión de recursos para obtener un fin. Esos recursos pueden ser monetarios, humanos, materiales o tecnológicos. La administración desde que se comenzó a estudiar de manera científica emplea una secuencia conocida como “Proceso Administrativo” que consiste en cuatro pasos:
1) Planificar
2) Organizar
3) Dirigir y
4) Controlar
Proceso Administrativo
Si se desea que un restaurant (o cualquier empresa) sea exitoso se debería pasar por esas cuatro etapas. Muchísimas veces el grueso de las dos primeras etapas (Planificación y Organización) se realizan antes de poner en marcha un restaurant, es decir, mientras se le está diseñando y las dos últimas cuando ya está funcionando (Dirección y Control). Sin embargo la etapa de planificación se sigue usando, aunque en menor grado, para trazar las metas y objetivos de ventas. La etapa de organización también se sigue usando (también en menor grado) para tener todo ordenado.
A continuación se detallan el proceso administrativo en un restaurant:
1) La Planificación en el restaurant contempla, entre otras cosas, lo siguiente:
- Definir qué tipo de restaurant será, es decir, comida de que tipo se servirá y como estará ambientado (deportivo, lujo, criollo, un tema específico, etc.)
- Definir los equipos y mueblaría necesarios:
* Cocinas
* Neveras
* Cafeteras
* Freidoras
* Mesas
* Platos y Vajilla
* Cubiertos
* Mostradores
* Etc.
- Diseño de cada área del restaurant de acuerdo a los equipos que se adquirirán y a los flujos de personas que lo usarán.
* Cocinas
* Neveras
* Cafeteras
* Freidoras
* Mesas
* Platos y Vajilla
* Cubiertos
* Mostradores
* Etc.
- Diseño de cada área del restaurant de acuerdo a los equipos que se adquirirán y a los flujos de personas que lo usarán.
- Establecer el personal necesario
- Definir la indumentaria del personal
- Recopilar una lista de proveedores, preferiblemente con un mínimo de dos por rubro para evitar verse afectados por si uno falla.
- Contemplar cómo será la seguridad anti-robo y para evitar que ocurran accidentes.
- Diseñar el menú
- Planificar la promoción y publicidad del restaurant.
- Diseñar el menú
- Planificar la promoción y publicidad del restaurant.
2) La Organización en el restaurant contempla, entre otras cosas, lo siguiente:
- Colocar etiquetas de identificación en las áreas importantes del almacén que faciliten la búsqueda de algún rubro de manera rápida.
- Adquirir cada uno de los programas informáticos con que se administrará el restaurant
- Tener orden y método de organización de carpetas y archivos en la computadora
- Poseer un archivo ordenado de la papelería de la empresa y permisos.
3) La Dirección en el restaurant la ejerce el gerente y contempla, entre otras cosas, lo siguiente:
- Abrir y cerrar el local
- Abrir y cerrar el local
- Vigilar que todo marche de manera eficiente
- Resolver los imprevistos que se presentan
- Realizar las compras y pedidos de mercancía
- Pagar a los proveedores
- Cuidar que el almacén esté siempre dotado
- Realizar con el cajero el cuadre de caja de las ventas del día.
- Realizar los depósitos al banco del dinero obtenido en efectivo.
- Pagar a los proveedores
- Cuidar que el almacén esté siempre dotado
- Realizar con el cajero el cuadre de caja de las ventas del día.
- Realizar los depósitos al banco del dinero obtenido en efectivo.
- Establecer las metas esperadas para cada semana, ya sean metas de ventas, tope de reclamos, etc.
- El gerente debe tener en mente lo que debe hacer en casos de contingencia. Por ejemplo:
* Si llegase a faltar el cocinero
* Si llegase a agotarse la mercancía
* Si llegase a fallar la electricidad
* Si alguno de los comensales no desea pagar
* Etc.
Nota: Si el restaurant es grande debería contar con un encargado de compras y un administrador que haga los pagos a proveedores.
- El gerente debe tener en mente lo que debe hacer en casos de contingencia. Por ejemplo:
* Si llegase a faltar el cocinero
* Si llegase a agotarse la mercancía
* Si llegase a fallar la electricidad
* Si alguno de los comensales no desea pagar
* Etc.
Nota: Si el restaurant es grande debería contar con un encargado de compras y un administrador que haga los pagos a proveedores.
4) El Control en el restaurant contempla, entre otras cosas, lo siguiente:
- Evitar robo interno mediante el uso de cámaras de vigilancia
- Realizar el cierre de caja diario
- Contrastar semanalmente las metas esperadas con lo que se ha obtenido y hacer los correctivos necesarios.
- Estar atento cuando se reciba la mercancía traída por los proveedores y revisarla, aún cuando el restaurant cuente con almacenista.
- Revisar que los inventarios no reflejen incongruencias ni faltantes. Si los hay indagar la causa.
Todas estas funciones parecen que fuesen demasiadas y que pudieran sobrepasar la capacidad y paciencia de los administradores y/o gerentes pero hay rutinas y hábitos que se pueden emplear para hacerlo rápido sin mucho estrés. También hay programas informáticos que facilitan enormemente esta labor.
Muchas veces se tiene la confusión de si la labor que se ejerce es propiamente administrador o gerente pero muchas veces, sobre todo en los restaurantes pequeños, una misma persona ejerce las dos funciones. Si se tienen dos personas para esos cargos entonces el gerente debe ejercer la labor de dirigir y supervisar mientras que el administrador se encarga de las labores propiamente administrativas de compras, chequear inventarios, pagar proveedores, pagar al personal, etc. Esto pareciera que dejara al gerente una fácil labor pero si no hace bien su trabajo de supervisar y se limita sólo a ser un simple mirón sin analizar lo que ve, lo pueden estar robando en sus narices sin darse cuenta.
El administrador debe contar con varios formatos en hojas de cálculo para que la organización de las cuentas sea eficiente. Por ejemplo debe contar con los siguientes formatos:
- Cuadre de caja diario
- Compras
- Inventario diario
- Existencias en Almacén
- Nómina
- Impuestos (Restaurantes pequeños)
- Contabilidad (Restaurantes pequeños)
En restaurantes medianos y grandes normalmente se cuenta con un administrador y un contable que se encarguen de la contabilidad y pago de los impuestos, sin que el gerente se tenga que ocupar de esos detalles tan minuciosos y delicados.
En todo caso cuando si el administrador y/o gerente siente que tantas actividades se le escapan de las manos debe contratar personal extra que lo descarguen de funciones y delegar.
Muchas veces se tiene la confusión de si la labor que se ejerce es propiamente administrador o gerente pero muchas veces, sobre todo en los restaurantes pequeños, una misma persona ejerce las dos funciones. Si se tienen dos personas para esos cargos entonces el gerente debe ejercer la labor de dirigir y supervisar mientras que el administrador se encarga de las labores propiamente administrativas de compras, chequear inventarios, pagar proveedores, pagar al personal, etc. Esto pareciera que dejara al gerente una fácil labor pero si no hace bien su trabajo de supervisar y se limita sólo a ser un simple mirón sin analizar lo que ve, lo pueden estar robando en sus narices sin darse cuenta.
El administrador debe contar con varios formatos en hojas de cálculo para que la organización de las cuentas sea eficiente. Por ejemplo debe contar con los siguientes formatos:
- Cuadre de caja diario
- Compras
- Inventario diario
- Existencias en Almacén
- Nómina
- Impuestos (Restaurantes pequeños)
- Contabilidad (Restaurantes pequeños)
En restaurantes medianos y grandes normalmente se cuenta con un administrador y un contable que se encarguen de la contabilidad y pago de los impuestos, sin que el gerente se tenga que ocupar de esos detalles tan minuciosos y delicados.
En todo caso cuando si el administrador y/o gerente siente que tantas actividades se le escapan de las manos debe contratar personal extra que lo descarguen de funciones y delegar.